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公司印章共五枚,分别为公章、财务章、合同章、发票章、法定代表人姓名章。需要注意的是,除法人章外,其他四章需要按照有关规定向工商、公安、开户或预留银行备案盖章。
1.公司公章
公司最有效的一章是法人权利的象征。除非法律有特别规定(如发票的盖章),公章可以代表法人的意志,签署合同等法律文书。
使用范围:以公司名义发送的所有信件、公文、合同、介绍信、证明或其他公司资料均可使用公章。
托管人:一般来说,公章的负责人应该是公司的企业家或者他最信任的人,比如董事长或者总经理。
2.金融章节
使用范围:通常在与银行打交道时使用,如打印银行凭证、汇票、支票等。此外,它还将用于金融交易的结算。
托管人:一般由企业财务人员管理,可以是财务主管,也可以是出纳。
3.合同章节
使用范围:公司与外界签订合同时使用。可以在合同签订范围内代表公司,并加盖合同专用章。公司需要承担由此产生的权利和义务。
一般来说,在创业初期,合同可以直接加盖公章,减少一个公章可以降低风险(如损失、私用公章等)。).
托管人:可以是公司的法律人员、合作律师或行政部门。
4.发票印章
企业、单位和个体工商户在采购和开票时需要加盖发票专用章。印章包含公司名称、发票专用章和税务登记号。
根据《发票管理办法实施细则》的规定,通常需要在发票上加盖发票专用章并扣款。
注意:只有在发票或发票收款书上盖章才有效。
保管人:一般由财务部发票管理员保管
5.法定代表人姓名章
使用范围:法人印章主要用于公司决议和银行事务。印章包含公司名称、发票专用章和税务登记号。通常用于注册公司、企业基本账户、支票背书的打印。
托管人:一般是法人本人,也有公司财务部出纳管理的情况。
(注意:对于印章的保管人没有具体的法律规定,可以根据公司情况设置保管人。以上仅供参考。)
公司各种印章的权限不一样,所有文件都必须重视印章。因此,必须注意公司印章的保存。
公司印章由专人保管,负责人印章和财务专用章负责,并严格执行保管交接制度。
6.一般来说,可以采取以下措施来保持公司印章:
1)印章经理:明确印章经理的岗位法律风险防控意识和职责
公司可要求印章保管人或管理人签署“法律风险岗位承诺书”,明确保管人对法律风险防控的认识和责任,同时加强对其印章管理工作的法律防范教育,使其在法律风险防范方面更有作为
2)印章使用:建立和使用统一的印章使用审批制度和使用登记表
公司应建立和使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,用户应遵守公司的印章使用规定。一般来说,印章用户经企业领导批准后,应填写统一的登记表进行打印,企业文书人员应仔细检查打印文件,检查打印的内容和次数是否与申请的一致,然后再打印在相关文件上。
需要注意的是,使用印章时,要保证印章保管人会自己打印,不会让别人替他打印,同时印章一定不能离开印章保管人的视线。一般情况下,未经企业主要领导批准,用户不得携带印章外出。即使他们需要执行,也最好指定一个可信任的人跟随他们,以确保印章的安全。
3)严格控制或禁止遮盖空白文件
印章
印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该空白文件退回印章管理部门(如行政部、办公室),请其妥善处理,从而确保用章安全。
4)对变更或撤销的部门或公司及时处理相关印章
企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。
5)印章不小心遗失了,该怎么办?
印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。
之后,在进行补刻时,要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料到当地公安机关进行备案,然后到指定印章公司进行刻章。
公章丢失,即使自己保留了所有的公章信息,例如样式和编码,也不能私自进行刻章,否则将面临拘留的行政处罚。
7、对印章法律效力的评判,是价值判断而非事实认定,所以主要体现在发生争议时。
简单举几个经常会碰到的情形:
1)错用印章
内部印章对外使用,如人力章、行政章对外签订合同。印章类型错误使用,如对账单上加盖税务章,劳动合同加盖财务章。一般情形下仅有印章不发生效力,但如盖章的同时有经办人签字,则是否对公司生效取决于该经办人是否为代理人或合同指定的特定经办人。
2)伪造印章
如果经鉴定与工商、公安备案的印鉴不一致,一般可认定不代表公司意思,也就是公司无需对此负责。但是,如果公司的法定代表人同时有签字(不是签章),一般会推定对公司有约束力;如果与相同的交易对象有类似交易并已履行完毕(典型如之前的合同、对账等),也会推定对公司有约束力。
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